关于强化质量意识严格过程管理的通知

各系（院）、处（室）、部（馆）：

按照学院中层干部培训会议及相关会议指示精神，为了进一步强化质量意识，严格过程管理，加大对发现问题限期整改的力度，落实学院《纠正与预防措施控制程序》，预防管理过程中不符合事实的出现，加强质量管理和精细化管理，提高工作效率，经研究，决定进一步严格学院各项工作的PDCA循环管理，重点加强和落实对发现的问题、不符合整改的力度，现将有关事宜通知如下。

一、PDCA循环管理的项目及内容

1.教学、学生教育管理服务过程；

2.后勤管理、基本设施建设管理；

3.学院总值班过程；

4.学生、家长、用人单位或社会其他相关方对学院教育服务质量的投诉；

5.学院质量管理评审、内审、外审中发现的不符合；

6.其他明显不符合学院要求的情况。

二、工作职责

1.督导处总体负责PDCA循环管理的落实；负责对现实存在的或潜在的问题、不符合采取的纠正或预防措施给予监督、协调、改进，监督对整改的验证。

2.督导处负责学院总值班过程、质量管理体系内外审及相关督查过程中发现的问题、不符合的整改、验证。

3.各单位、部门负责对本单位、部门业务范围内所出现的现实存在的或潜在的问题、不符合进行纠正、预防、改进措施的实施以及整改的验证。

三、工作程序及要求

1.相关监督、检查部门对发现的问题及时与责任单位进行沟通解决，能够即时解决的要即时解决，不能够即时解决的，问题的提出部门要对问题所在责任单位开具《整改通知单》，限期进行整改。

2.各责任单位、部门认真分析所发现得问题存在的原因。

3.针对问题产生的原因，责任部门制定切实可行的整改措施，并在规定期限内完成整改。

4.问题的提出部门对责任部门整改情况进行验证，确定是否彻底整改到位，没有整改到位的，要按照过程管理考核办法进行相应的考核，并再次限期进行整改。

5.《整改通知单》一式两份，问题提出部门和责任部门各执一份，整改验证完成后，双方作为整改记录分别存档，作为工作、质量改进的记录，为质量管理体系的符合性、有效性提供证据。

6.督导处编制《纠正措施实施情况一览表》，记录各整改项目的发出时间、责任部门、完成时间及验证结果。

7.各单位、部门可以使用《整改通知单》和《纠正措施实施情况一览表》，记录本单位、部门内部发现的问题，作为工作、质量改进的记录，为质量管理体系的符合性、有效性提供证据。

8.对于PDCA循环管理和改进工作落实情况，学院工作质量督导委员会将组织进行专项检查，并按照过程管理考核办法进行考核。

附件1：《整改通知单》

附件2：《纠正措施实施情况一览表》

二O一三年九月九日